Richtlijn voor een sociaal veilige sportomgeving bij RTC Duurstede

Inhoud

1. Inleiding
2. Melden en bespreekbaar maken van ongewenst gedrag.
3. Klacht en klachtbehandeling.
   • 3.1 Informeel; de rol van de vertrouwenscontactpersoon (VCP).
   • 3.2 Formeel; de rol van het bestuur.
4. Sanctiemogelijkheden van het bestuur.

1. Inleiding.

RTC Duurstede wil een vereniging zijn waar leden elkaar op een open, respectvolle en sportieve wijze tegemoet treden en waar leden zich veilig en prettig voelen. Bij RTC Duurstede staan het plezier en de veiligheid van de leden tijdens het fietsen en de activiteiten rond fietsen centraal. Ongewenst gedrag, gedrag dat bovenstaande belemmert, wordt niet getolereerd.

De vereniging heeft een richtlijn ‘Gedrags- en Veiligheidscodes toerfietsen RTC Duurstede’ opgesteld (klik: HIER). Voorbeelden van de manier waarop wij met elkaar willen omgaan zijn te vinden in de ‘Omgangsregels voor leden’ (bijlage 1). Ook worden voorbeelden van ongewenst gedrag gegeven in bijlage 2.

Onderlinge verschillen van mening over gedrag en veiligheid kunnen en zullen er altijd zijn. Deze tijdig signaleren en bespreken kan bijdragen aan of leiden tot een oplossing. Toch kan het zijn dat een lid ^[1] (herhaald) ongewenst en/of onveilig gedrag ervaart. Hij ^[1] kan hierover dan melding maken of een klacht indienen. 

Dit document is de richtlijn voor de manier waarop de vereniging omgaat met een melding of klacht omtrent ongewenst gedrag. Het uitgangspunt is, dat een melding of klacht zo mogelijk informeel wordt behandeld. Hierbij geldt, dat in een zo vroeg mogelijk stadium en in openheid wordt gesproken over het gemelde gedrag en dat wordt gezocht naar een oplossing van het ervaarde probleem. Zo nodig zal een klacht formeel worden behandeld.

[1] In plaats van de term ‘lid’ kan hier ook ‘leden’ gelezen worden en zo kunnen voor ‘hij’ en ‘zijn’ ook de termen ‘zij’ respectievelijk ‘haar’ gelezen worden; dit geldt evenzeer  voor de termen ‘persoon’ en ‘personen’. Dit is voor de gehele richtlijn van toepassing.

2. Melden en bespreekbaar maken van ongewenst gedrag.

Als een lid ongewenst gedrag ervaart, meldt hij dit en maakt het in een zo vroeg mogelijk stadium bespreekbaar. Dit kan hij melden bij de beklaagde persoon en/of in de betreffende groep. Mogelijk lost dit het probleem al op. Als dit lastig is voor het lid, dan kan hij zich wenden tot de wegkapitein (WK). De WK kan eerst zelf naar de melding kijken, maar kan ook direct doorverwijzen naar de vertrouwenscontactpersoon (VCP; zie 3.1) van de vereniging.

In het eerste geval stemt de WK met het lid af wat diens behoefte en verwachting zijn, biedt een luisterend oor en benadrukt desgewenst de vertrouwelijkheid van de melding. Soms is een dergelijk gesprek al toereikend. Desgewenst kan de WK ook helpen om het ongewenste gedrag bespreekbaar te maken met het beklaagde lid of in de groep om zo gezamenlijk tot een oplossing te komen. Dit kan zijn in termen van het (aan-)bieden van erkenning en excuus.

Als het ervaarde probleem niet op deze wijze kan worden opgelost of als de WK vindt dat dit niet tot zijn competentie behoort, dan verwijst de WK in goed overleg met het lid naar de VCP of naar een bestuurslid van RTC Duurstede voor nadere informatie over een klachtindiening.

Het vroegtijdig melden en bespreekbaar maken van ongewenst gedrag van een lid zal de meeste problemen al oplossen.

3. Klacht en klachtbehandeling.

Het kan zijn dat een lid niet kiest voor één van bovenstaande gespreksvormen en/of dat een melding omtrent ongewenst gedrag niet op een hiervoor beschreven wijze kan worden opgelost. In dat geval kan een lid een klacht indienen bij de VCP of bij het bestuur van RTC Duurstede. Vanaf dat moment wordt niet langer gesproken van een melding, maar van een klacht omtrent ongewenst gedrag.

In het kader van deze richtlijn wordt onder een klacht omtrent gedrag verstaan: elke mondelinge of schriftelijke uiting van ontevredenheid over (een) gedraging(-en) van een RTC Duurstede-lid of een andere betrokkene bij een verenigingsactiviteit, die bij de VCP of bij het bestuur wordt ingediend.

Klachtbehandeling gebeurt zoveel mogelijk op een informele en pragmatische wijze. Pas als een informele behandeling niet tot het gewenste resultaat leidt of niet mogelijk blijkt, wordt de formele weg gevolgd. Zolang de klacht bij de VCP van de vereniging in behandeling is, wordt dit als de informele afhandeling gezien. Dit geeft de mogelijkheid om een klacht in eerste instantie op relatief eenvoudige wijze en zonder openbaarmaking te behandelen. In het geval het bestuur de klacht in behandeling neemt, wordt het als een formele afhandeling beschouwd; zie ook verderop.

Vertrouwelijkheid.

Het is van groot belang dat ieder, die met een klacht en bijbehorende informatie in aanraking komt, deze zorgvuldig en vertrouwelijk behandelt. In principe wordt een klacht anoniem afgehandeld, tenzij dit om duidelijk te benoemen redenen niet langer te handhaven is. Dit laatste wordt eerst met de indiener besproken, zodat deze zich daarover kan beraden en zo nodig zijn maatregelen kan nemen.

Buiten de vereniging.

Een lid kan een klacht met deskundigen buiten de vereniging bespreken, bijvoorbeeld als een klachtbehandeling binnen de vereniging bezwaarlijk voor hem is. Hij kan ook beide mogelijkheden benutten. Buiten de vereniging kan het bijvoorbeeld met de vertrouwenscontactpersoon van de NTFU ^[2,3] of kan het gemeld worden bij het Centrum Veilige Sport Nederland ^[4,5] (CVSN), dat door het NOC*NSF is ingesteld. Een klacht kan ook met de huisarts of met het maatschappelijk werk worden besproken.

3.1  Informeel; de rol van de vertrouwenscontactpersoon ^[6](VCP).

De VCP is het aanspreekpunt binnen de vereniging voor klachten omtrent ongewenst gedrag. Dit is een formele functie binnen de vereniging, waarbij de VCP wordt aangesteld door het bestuur. Deze heeft een onafhankelijke advies- en bemiddelingsfunctie en stemt zijn aanpak zorgvuldig af met het lid, dat zich tot hem wendt (indiener). De VCP kan zelfstandig een klacht op informele wijze afhandelen in zijn rol als bemiddelaar zonder daarbij een oordeel uit te spreken. De VCP is wel gehouden elke klacht geanonimiseerd te melden bij het bestuur vanwege de verantwoordelijkheid van het bestuur voor de gang van zaken binnen de vereniging. Tevens geeft dit vroegtijdig kennis en inzicht aan het bestuur, zodat door tijdige maatregelen eventueel ‘erger’ kan worden voorkomen.

Informele klachtbehandeling door de VCP.

De VCP:

• zorgt voor opvang, begeleiding en advisering van een lid, dat een klacht indient;
• toetst de aard van de klacht en de wens/behoefte van de indiener ten aanzien van de behandeling van de klacht;

Als het een relatief eenvoudige klacht betreft, die waarschijnlijk samen met de VCP kan worden opgelost, dan kiest de VCP voor een informele, eigenstandige afhandeling; wel na melding (anoniem) aan het bestuur. Als de klacht complexer van aard is, zoals fysiek geweld of seksueel ongewenst gedrag, dan adviseert hij de indiener om de klacht in te dienen bij het bestuur van RTC Duurstede voor een formele behandeling. Hierbij biedt de VCP desgewenst ondersteuning aan de indiener.

• stemt aanpak en advies desgewenst af met de collega-VCP binnen de vereniging, als er een tweede VCP is aangesteld, en zo nodig met de vertrouwenscontactpersoon van de NTFU²;
• onderzoekt de klacht door middel van het horen van de indiener, desgewenst van de beklaagde en eventueel van andere betrokkenen. Dit doet de VCP in principe anoniem; zie ook de eerder genoemde vertrouwelijkheid;
• bemiddelt desgewenst tussen indiener en beklaagde om zo te komen tot een oplossing in termen van erkenning en/of excuus, en zo nodig tot herstel van onderlinge verbinding en/of van (geschaad) vertrouwen;
• brengt het bestuur direct op de hoogte als er een vermoeden is van een strafbaar feit volgens het Wetboek van Strafrecht;
• registreert en documenteert de ingediende klacht, inclusief de ondernomen activiteiten ten behoeve van klachtafhandeling;
• doet één keer per jaar schriftelijk verslag aan het bestuur over de behandelde klachten en geeft hierbij toelichting op het proces van klachtbehandeling. Dit doet hij op anonieme wijze.

Signaleren.

Er kan zich een situatie voordoen waarbij een lid ongewenst gedrag waarneemt zonder daarbij direct persoonlijk betrokken te zijn. Als hij dit ervaart als een ongewenst voorval of een ongewenste ontwikkeling binnen de vereniging, dan kan hij de VCP hiervan op de hoogte stellen. De VCP beoordeelt de situatie en behandelt dit signaal op een vergelijkbare manier als hiervoor beschreven voor een klacht. Een dergelijk signaal wordt door de VCP afzonderlijk van de klachten geregistreerd en gedocumenteerd. Dit wordt eveneens vastgelegd ten behoeve van kennis en inzicht omtrent het voorkomen van ongewenst gedrag c.q. ongewenste ontwikkeling binnen de vereniging.

[6] De commisie ‘Klachtenprocedure’ adviseert RTC Duurstede om teminste 2 VCP’s aan te stellen en dit een afspiegeling te laten zijn van het ledenbestand. Tevens adviseert de commissie het bestuur om de portefeuille ‘Sociale Veiligheid’ onder te brengen bij de voorzitter. Deze is tevens bestuurlijk aanspreekpunt voor de VSP’s. Informatie hierover en deze richtlijn worden gepubliceerd op de website van RTC Duurstede.

3.2 Formeel; de rol van het bestuur.

Een lid kan zich ook direct wenden tot het bestuur voor klachtbehandeling zonder tussenkomst van de VCP. In dat geval kan het bestuur de indiener (alsnog) wijzen op een informele klachtbehandeling door de VCP. De keuze is aan het lid, dat de klacht indient. Klachtafhandeling door het bestuur is de formele behandeling van een klacht. Bij de behandeling van een klacht neemt het bestuur de volgende stappen.

Formele klachtbehandeling door het bestuur.

Het bestuur:

• ontvangt een klacht en bevestigt de ontvangst schriftelijk per aangetekend schrijven aan de indiener binnen een termijn van twee weken;
• informeert bij de VCP of deze reeds is geraadpleegd door de indiener en vraagt de VCP om inzicht en advies;
• onderzoekt de klacht op basis van hoor en wederhoor bij de indiener, de beklaagde en eventueel andere betrokkenen;

Bij een formele behandeling heeft de beklaagde het recht om te weten wat de aard en wie de indiener van de klacht is. In dat geval kan de vertrouwelijkheid c.q. anonimiteit niet langer gewaarborgd blijven, tenzij het bestuur de afweging maakt, met respect voor alle belangen, het reëel te achten dat hiermee de veiligheid van de indiener en/of het algemeen belang in gevaar komt. Dit dient vooraf met de indiener te worden besproken.

• is in het geval van een (vermoeden van een) strafbaar feit volgens het Wetboek van Strafrecht gehouden hiervan aangifte te doen. In dat geval kan de anonimiteit evenmin langer worden gewaarborgd.

Bestuurders van sportverenigingen zijn bovendien volgens afspraak verplicht om vermoedens van seksuele intimidatie te melden bij hun eigen sportbond (i.c. NTFU^[2,3]) of bij het Centrum Veilige Sport Nederland (CVSN ^[7]). De infographic ^[8] van het CVSN geeft aanvullende informatie over te ondernemen stappen bij een klacht omtrent seksuele intimidatie.

• wint desgewenst informatie en advies in bij de vertrouwenscontactpersoon en/of jurist van de NTFU ^[2,3] en/of bij een andere externe instantie;
• komt op basis van alle ingewonnen informatie tot een afgewogen oordeel en een gemotiveerde conclusie omtrent de ingediende klacht;
• besluit zo nodig tot het nemen van een maatregel, die voortvloeit uit het oordeel en de conclusie. Het bestuur beschikt daarvoor over verschillende sanctiemogelijkheden (zie onder 4);
• stelt de indiener en de beklaagde schriftelijk per aangetekend schrijven op de hoogte van het afgewogen oordeel, de gemotiveerde conclusie en een mogelijk opgelegde sanctie. Het bestuur doet dit zo snel als mogelijk na het zorgvuldig afhandelen van bovengenoemde stappen maar binnen een termijn van 8 weken. Indien dit door omstandigheden buiten de macht van het bestuur niet mogelijk blijkt, geeft het bestuur hiervan kennis per aangetekend schrijven aan indiener en beklaagde en benoemt daarbij een nieuw, realistisch termijn;

Tegen een dergelijk besluit van het bestuur is beroep mogelijk; zie onder 4.

• registreert en documenteert de behandelde klacht, inclusief alle ondernomen activiteiten ten behoeve van klachtafhandeling;
• doet één keer per jaar verslag van de door VCP en bestuur behandelde klachten aan de algemene ledenvergadering. Dit gebeurt op anonieme basis;

4. Sanctiemogelijkheden van het bestuur.

In het verlengde van het oordeel en de conclusie inzake een klacht kan het bestuur een sanctie opleggen. In dit verband wordt ook verwezen naar de statuten van de vereniging ^[9]. Naar toenemende zwaarte zijn de sanctiemogelijkheden:

1. Gesprek met de beklaagde door tenminste 2 bestuursleden achter gesloten deuren ten einde een laatste poging te doen om tot een oplossing te komen;
2. Officiële, mondelinge waarschuwing aan de beklaagde tijdens een (vervolg-)gesprek, eveneens achter gesloten deuren en door tenminste 2 bestuursleden;
3. Officiële, schriftelijke waarschuwing aan de beklaagde per aangetekend schrijven: een berisping. Dit kan worden beschouwd als een ‘Gele Kaart’. Dit wordt aan de leden kenbaar gemaakt;
4. Schorsing van het lidmaatschap voor bepaalde tijdsduur per aangetekend schrijven. Dit kan worden beschouwd als een ‘Rode Kaart’. Dit wordt aan de leden kenbaar gemaakt;
5. Ontzetting (royement); per aangetekend schrijven. Hierbij wordt het lidmaatschap van het lid definitief beëindigd door het bestuur. Dit wordt aan de leden kenbaar gemaakt.

Beroepmogelijkheid.

De indiener en de beklaagde hebben het recht om tegen het oordeel, de conclusie en de mogelijk opgelegde sanctie in beroep te gaan bij de algemene ledenvergadering, zoals in het geval van royement is vastgelegd in de statuten van de vereniging ^[9]. Dit gebeurt per aangetekend schrijven en binnen een termijn van vier weken na de kennisgeving door het bestuur.

Samenvatting.

RTC Duurstede wil een vereniging zijn waar leden op een open, respectvolle en sportieve wijze met elkaar omgaan. Ongewenst gedrag wordt niet getolereerd. Dit document is de richtlijn voor de manier waarop de leden, het bestuur en de vereniging omgaan met een melding of een klacht omtrent ongewenst gedrag. Het uitgangspunt is, dat een melding of klacht in een zo vroeg mogelijk stadium bespreekbaar wordt gemaakt, en zo mogelijk informeel en in openheid wordt behandeld. Daarbij wordt gezocht naar een oplossing in de zin van erkenning, excuus en herstel van verbinding en vertrouwen.

Een melding of klacht kan op verschillende manieren worden behandeld en in grote lijnen is dit als volgt.

• Een lid, dat ongewenst gedrag ervaart, maakt hiervan melding en maakt het zo mogelijk bespreekbaar met betrokken persoon en/of in betreffende groep.
• Indien nodig/mogelijk wordt de wegkapitein (WK) gevraagd behulpzaam te zijn bij deze melding en bespreking ervan.
• Als het voorgaande geen oplossing biedt of niet mogelijk is, kan een klacht worden ingediend bij de vertrouwenscontactpersoon (VCP) van de vereniging, die op informele wijze tot een oplossing probeert te komen.
• Een lid kan een klacht indienen bij het bestuur van de vereniging, dat vervolgens overgaat tot een formele behandeling ervan.
• Een lid kan (tevens) hulp zoeken buiten de vereniging.

De VCP en/of het bestuur kan externe deskundigen of instanties raadplegen, zoals de NTFU of het Centrum Veilige Sport Nederland (CVSN), ingesteld door het NOC*NSF. Deze kunnen ook rechtstreeks door een lid worden geraadpleegd evenals de huisarts of het maatschappelijk werk.

In de richtlijn wordt beschreven op welke wijze de melding c.q. klacht in de bovengenoemde situaties wordt behandeld. De manier waarop daarbij wordt omgegaan met vertrouwelijkheid en anonimiteit komt ook aan de orde. Bij een formele behandeling komt het bestuur uiteindelijk tot een afgewogen oordeel en een beargumenteerde conclusie, die mogelijk tot een bepaalde sanctie kan leiden. Deze richtlijn kan er evenwel toe bijdragen, dat een dergelijke situatie wordt voorkómen. Door (tijdig) aandacht te schenken aan ongewenst gedrag op de beschreven wijze, zijn andere oplossingen in een eerder stadium waarschijnlijk binnen handbereik.

Verantwoording

In het voorjaar van 2020 heeft het bestuur van RTC Duurstede tijdens een algemene ledenvergadering de commissie ‘Klachtenprocedure’ ingesteld met de opdracht een klachtenprocedure voor de vereniging op te stellen. Zij hebben in januari 2021 hierover gerapporteerd aan het bestuur door middel van dit document: ‘Richtlijn voor een Sociaal Veilige Sportomgeving bij RTC Duurstede’.

De commissie heeft zich onder meer gebaseerd op de informatie en websites van NOC*NSF, bijvoorbeeld het platform Centrum Veilige Sport Nederland (CVSN), en van de NTFU. Ook heeft zij verschillende websites van andere wielerverenigingen bekeken. Met name de websites van de wielerverenigingen Het Stadion, Utrecht en RTV Tempo Soest bevatten nuttige informatie over dit onderwerp. 

Wijk bij Duurstede, januari 2021.

---

Bijlage 1. Omgangsregels voor leden.

RTC Duurstede verwacht, dat haar leden elkaar met respect benaderen en ongewenst gedrag wordt niet getolereerd. Om hier richting aan te geven worden als voorbeeld de volgende omgangsregels gehanteerd:

1. Accepteer en respecteer de ander zoals hij is en discrimineer niet. Iedereen telt mee binnen de vereniging;
2. Houd rekening met de grenzen, die de ander aangeeft;
3. Val de ander niet lastig;
4. Berokken de ander geen schade;
5. Maak op geen enkele wijze misbruik van je machtspositie;
6. Scheld niet en maak geen gemene grappen of opmerkingen over anderen;
7. Negeer de ander niet;
8. Doe niet mee aan pesten, uitlachen of roddelen;
9. Vecht niet, gebruik geen geweld, bedreig de ander niet, neem geen wapens mee;
10. Kom niet ongewenst te dichtbij en raak de ander niet tegen zijn of haar wil aan;
11. Geef de ander geen ongewenste, seksueel getinte aandacht;
12. Stel geen ongepaste vragen en maak geen ongewenste opmerkingen over iemands persoonlijk leven of uiterlijk;
13. Als iemand je hindert of lastig valt, vraag hem/haar hiermee te stoppen. Als dat niet helpt, vraag dan een ander om hulp;
14. Help elkaar om je aan deze afspraken te houden en spreek degene, die zich daar niet aan houdt, erop aan en meldt dit zo nodig bij de wegkapitein, de vertrouwenscontactpersoon (VCP) of het bestuur;
15. Bovenstaande regels gelden ook bij communicatie via social media zoals Facebook, Whatsapp en Twitter.

Naar: Sociaal veilige sport, Website WV Het Stadion, Utrecht, 2020

Bijlage 2. Voorbeelden van ongewenst gedrag.

Wanneer we het hebben over ongewenst gedrag is de ervaring van de sporter leidend. Dit wil zeggen, dat wanneer een sporter zegt ongewenst gedrag te ervaren deze uiting serieus genomen wordt. Globaal gezien onderscheiden we de volgende gedragingen als voorbeelden van ongewenst gedrag:

• Belediging;
• Pesten;
• Bedreigen, agressie en geweld;
• Discriminatie en racisme;
• Seksuele intimidatie;
• Mishandeling;
• Onveilig gedrag (zie ook deze link naar onze Gedrags en Veiligheidscode)

Het Centrum Veilige Sport Nederland (CVSN) hanteert de volgende definitie: Grensoverschrijdend gedrag is elke vorm van gedrag of toenadering in verbale, non-verbale en/of fysieke zin, die:

• door de persoon, die het ondergaat, als gedwongen en/of ongewenst wordt ervaren,
• als doel heeft de waardigheid van de persoon aan te tasten, en
• plaatsvindt in de context van sport

Naar: Sociaal veilige sport, Website WV Het Stadion, Utrecht, 2020; het CVSN, 2021. 

---